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XII principio: mappare i processi aziendali e creare check list

Produrre dei resoconti prolissi delle proprie attività di controllo è una delle prassi più in voga probabilmente per dimostrare una grossa mole di lavoro. Questa prassi è sintomo di una debolezza di fondo relativa alle funzioni di controllo, che, in particolare nelle realtà dove la loro esistenza è imposta dalla regolamentazione, devono giustificare la loro presenza. Tale modo di procedere genera evidentemente un circolo vizioso dove fenomeni come quelli descritti prendono il sopravvento rispetto all’obiettivo principale delle funzioni di controllo che dovrebbe essere quello di fornire dati ed informazioni al management (strumenti) per prendere decisioni e prevenire i rischi.

Il nostro suggerimento è quello di trasformare ogni attività di controllo (di qualsiasi livello essa sia (1°, 2°, 3° livello)) in check list. Tali check list potranno essere utilizzate come strumento autonomo da parte delle funzioni di 2° e 3° livello mentre per le funzioni di 1° livello (funzioni operative) sarà opportuno l’associazione delle stesse ai processi aziendali. Tali check list  (ho fatto X? si/no, ho fatto Y? si/no) diventeranno quindi degli strumenti per monitorare nel continuo lo stato di avanzamento delle varie pratiche/processi e sintetizzando al contempo le problematiche emerse nella loro lavorazione. Organizzare le attività aziendali in check list è anche un modo per sviluppare l’organizzazione in maniera veloce ed informale evitando fraintendimenti e prolissi documenti che di solito non legge nessuno/ leggono in pochi.